Vergeet de jaarwisseling niet: controleer je zakelijke contracten nu

Waarom de jaarwisseling het uitgelezen moment is

Veel contracten lopen per kalenderjaar of kennen een vaste datum waarop ze worden verlengd. Denk aan abonnementen, onderhoudscontracten, huurovereenkomsten en samenwerkingen met leveranciers of opdrachtgevers. Sommige contracten bevatten een clausule die jaarlijks moet worden herzien, bijvoorbeeld voor tarieven, voorwaarden of afspraken over de looptijd.

Daar komt bij dat opzegtermijnen vaak vóór het einde van het jaar verlopen. Mis je die datum, dan zit je soms weer een heel jaar vast aan een afspraak die niet meer bij je bedrijf past.

Wie de jaarwisseling laat passeren zonder controle, betaalt soms voor iets wat hij niet meer nodig heeft.

Ook je eigen situatie kan veranderd zijn. Misschien werk je met andere opdrachtgevers, heb je personeel aangenomen of lever je andere diensten dan een jaar geleden. Een contract dat toen goed paste, sluit daar nu mogelijk niet meer op aan. Een vroege controle geeft je ruimte om bij te sturen, te heronderhandelen of op tijd op te zeggen.

Wat je specifiek moet nakijken in je contracten

Pak je contracten erbij en loop ze langs op de volgende punten.

Kijk eerst naar de looptijd en de verlengingsafspraken. Wordt het contract automatisch verlengd, en wat is de opzegtermijn? Zet de uiterste opzegdatum direct in je agenda.

Controleer daarna of er een indexatie- of herzieningsclausule in staat. Hierin staat vaak dat tarieven of voorwaarden jaarlijks worden aangepast. Weet wat er is afgesproken, zodat een aanpassing je niet verrast en je kunt zien of die klopt met het contract.

Lees ook de voorwaarden over aansprakelijkheid, betaling en verzekering. Is je dekking nog passend bij je werkzaamheden? Staan de betaaltermijnen er nog op de manier in die je wilt? Kleine verschillen kunnen later grote gevolgen hebben.

Let verder op verwijzingen naar algemene voorwaarden of bijlagen. Die kunnen tussentijds zijn aangepast. Vraag bij twijfel de meest recente versie op en bewaar die bij je administratie.

Kijk tot slot of de contactgegevens, bedrijfsgegevens en afspraken over opdrachten nog kloppen. Een verkeerd adres of een verouderde omschrijving van je werk kan voor misverstanden zorgen.

Doe het nu, niet in januari

Als je pas in het nieuwe jaar ontdekt dat een termijn is verstreken, is het vaak te laat om nog iets te veranderen. Plan daarom deze week een uurtje in en maak een overzicht van al je lopende contracten, met per contract de einddatum en de opzegtermijn. Zo houd je grip op je zakelijke afspraken.

Twijfel je over een clausule of weet je niet of een contract nog bij je bedrijf past? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee en kijken samen met je naar wat je moet aanpassen voor het nieuwe jaar.